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      職場達人之PPT應該這么玩!

      發表時間:2019.12.31

             課前導語

             作為以“職場晉升”和“職業技能提升”為主要內容的“云銳大講堂”已經迎來了第十三期,為了提升員工的PPT制作能力,本期云銳大講堂邀請了人力資源部培訓講師劉瑩為大家帶來關于PPT制作方面的分享。

             講師介紹

       

      主講師:劉瑩

      人力資源部培訓講師

      劉瑩:

             大家好,我是劉瑩。今天這節課的主題就是:職場達人之PPT應該這么玩,我會為大家帶來有關PPT操作方面的知識分享。這節課的分享大致分為兩個板塊,第一個板塊是PPT的整體制作流程,第二板塊是PPT基本功能操作。

              01PPT整體制作流程

      制作PPT是大家在職場中需要熟練掌握的技能之一,很多人會做PPT,但是對PPT的整體制作流程不是很清晰,這就導致無形中增加了很多辦公成本。那么,這個板塊我會詳細跟大家介紹一下PPT的整體制作流程是什么樣的,以及怎樣做會更好。

       

             制作PPT的時候,它的先后邏輯順序是什么?

      PPT的制作流程分為六個小步驟:1、了解基本信息2、思考表達方式3、列出邏輯框架4、轉移文字內容5、確定呈現風格6、逐頁美化設計。

      1、了解基本信息

      先來看第一個,了解基本信息,我們都需要了解到哪些信息呢?在開始制作PPT之前,一定會有一些最基本的信息是需要我們提前去了解的,那這些信息,我們可以將它概括成3W原則。第一個W,“Why”:你為什么要做這個PPT?你目的是為了什么?第二個W,“Who”:你這個PPT的受眾對象是誰?這將直接關乎PPT的整體風格設計,以受眾對象作為參考點,所選風格需要根據目標人群做相應搭配。第三個W,“Where”:演示PPT的場地在哪?了解到這個信息,你可以提前思考PPT演示過程中是否需要加入互動,以及PPT清晰度、顏色、字體是否要調整等。如果有條件,最好提前到場地演示一下。

      2、思考表達方式

      PPT的表達方式,總共分兩種。第一種:總分總形式。這個形式,在最開始的時候,可以把PPT的整體脈絡呈現得非常清晰,會讓人有一個總體了解。第二個:遞進形式。循序漸進的展現過程,可以給人制造懸念感,但是整體架構不容易捋清楚。所以制作的時候,需要認真思考如何表達會更好。

      3、列出邏輯框架

      很多人做PPT的時候,會找個模板,然后往里面填充內容,這其實是不正確的。正確的做法是,先把文字性內容羅列出來,然后把文字整理到PPT上。羅列文字的時候,可以借助一些輔助性的工具,比如:思維導圖或者Word。Xmind、百度腦圖都是很好用的輔助軟件。

      4、轉移文字內容

      不管之前利用的何種工具,這一步你只需要把文字內容放到PPT里,不需要考慮美觀性,按照邏輯架構放進去就OK了。

      5、確定呈現風格

      風格的呈現需要從背景、字體、以及整體的色彩搭配來考慮。確定風格之前,可以先去了解目標對象的主體風格,為自己的PPT風格樹立一個小小的參照物 。比如需要帶著PPT見客戶的時候,在做PPT之前,可以登錄客戶官網,看一下他們官網的色彩搭配以及主題風格,以此作為自己的風格參考。

      6、逐頁美化設計

      PPT是否能拿得出手,這一步是關鍵。排版的時候,PPT的圖形位置和大小都很重要,除此之外,還要注意PPT每一頁字體是否統一,標題位置是否要加粗等。PPT的展現頁面,切忌出現大量文字,頁面上只保留關鍵性內容作為指引就可以了。如果幾個關鍵詞指引記不住的話,可以將大部分文字內容,寫在備注位置,這樣演示PPT的時候,你自己可以看到,但臺下的人是看不到的。(備注位置:每一頁PPT頁面底下的白框,就是可以添加備注文字內容的地方。)

               02PPT基本功能操作

      PTT的基本功能,我會大致分三個板塊來跟大家介紹。第一塊是PPT的基本功能實操,第二塊是快捷鍵操作,第三塊是關于圖表如何選的內容,這其實都屬于PPT基本功能的部分。

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      1、PPT基本功能實操

      1.1幻燈片母版應用

      首先是幻燈片的母版應用,每個幻燈片里都有母版,我們可以利用母版設置一些基本內容,比如LOGO、標題等。若是下載的模板,想要更改LOGO位置,在視圖找到幻燈片母版之后,就可以設置想要呈現的內容了。不僅僅是LOGO可以這樣操作,圖片和形狀等操作也是同理。但是,這樣操作,你所設置的內容會展現在每一頁PPT上面,如果有一頁是不想要這部分內容怎么辦?比如想要設置過渡頁的時候,那就點擊右鍵,然后選擇設置背景格式,最后勾選隱藏背景選項,就OK了。

      實操步驟:點擊視圖-點擊幻燈片母版-設置基礎內容

      1.2合并形狀

      然后是合并形狀,當你根據PPT制作需求,想要改變圖片形狀的時候,可以選擇先創建一個形狀,創建完形狀之后,按住Ctrl鍵,先選中圖片,然后選中形狀,這時候就可以撒手了,然后點擊合并形狀的圖標,根據自己的需要選擇想要合并的效果即可。若是想要得到標準圖形,在創建的時候,按住shift鍵,拖拽形狀就可以了。

      實操步驟:點擊插入-點擊形狀-按住Ctrl-選中圖片-選中形狀-選擇格式-合并形狀

      1.3形狀填充顏色、取色器

      接下來是形狀填充顏色和取色器的應用。當你覺得PPT某一頁的展現顏色和整體色調不搭時,可以選中要改的形狀,點擊形狀填充進行選擇。如果沒辦法確定是哪個顏色,選擇形狀填充下面的取色器,就可以選取到你想要的顏色了。

      實操步驟:點擊選中形狀-點擊形狀填充-選擇顏色(取色器)

      1.4格式刷應用

      當你發現PPT里文本格式不統一的時候,可以選擇開始這里的格式刷,先刷一下想要的格式,將其他不統一的內容挨個刷過去,就能統一了。更簡單省時的辦法是,雙擊格式刷,這樣可以進行格式刷的多次使用。

      實操步驟:選中文本-雙擊格式刷(可以實現格式刷的多次使用)

      1.5幻燈片換片方式

      很多人在演示PPT的時候,都面臨著一個困擾:我在放映這個PPT的時候,并沒有想翻頁,但是它總是自己往后翻,這時候,就經常需要一次次手動將它調回來,不僅麻煩,還給人帶來我不專業的感覺,這時候怎么辦呢?在這里我給大家的小建議是:不管是自己做的模板還是網上下載的模板,在放映之前,你都要去檢查一下它的換片方式,點擊幻燈片放映,選擇設置幻燈片放映,將換片方式設置成手動或者放映時不加動畫就可以了。

      實操步驟:點擊幻燈片放映-點擊設置幻燈片放映-換片方式選擇手動/放映時不加動畫

      1.6復制的快捷方法

      大家平常在做PPT的時候,如果需要復制某一個文本或者圖形,通常是Ctrl+C,然后Ctrl+V,更簡單的辦法,其實還可以選中對象,然后直接Ctrl+D,Ctrl+鼠標拖拽。

      實操步驟:選中對象-Ctrl+D/Ctrl+鼠標拖拽

      若是想要將PPT的模塊,排得更美觀一些,可以點擊視圖,選擇參考線和網格線作為參照,也可以點擊開始欄的排列,根據想要的對齊方式,進行選擇。

      實操步驟:點擊開始-點擊排列-選擇對齊-選擇頂端對齊-選擇橫向分布OR視圖-點擊參考線(網格線)

      2、快捷鍵操作

      從復制的快捷方法,就可以看出快捷鍵的重要性。熟練操作快捷鍵,不僅能夠提高工作效率,還能體現你工作的專業程度。

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      △基礎快捷鍵操作

      3、圖表如何選

      大家平常在工作中,無論是匯報工作或者是想要展現內容的時候,都會用到圖表,但是圖表的樣式以及可選擇性都很多,這時候就需要根據使用環境做出相應選擇相應圖表進行使用。

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      △圖表如何選

      在做圖表之前,首先要分析自己想要展現的數據和文字,從中提煉出關鍵詞語。如果出現比較、對比、數量等比較關系詞的時候,就要選擇柱狀圖。然后是我們用得非常頻繁的折線圖,當提取到變化、趨勢、波動、穩定等關鍵詞時,首選折線圖是沒錯的。餅圖,在占比環境下用是比較好的,出現占比、百分比等關鍵詞時,選擇用餅狀圖展現,會更加清晰。

      今天我的分享就是這些,接下來我們會有系列課程,后續會跟大家分享關于封面頁制作、目錄頁制作、過渡頁制作、動畫應用、如何插入音頻、視頻等內容,期待大家可以一起學習,共同分享!

       

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