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      “表姐”敖迪教你玩轉EXCEl表

      發表時間:2019.12.31

              課前導語

              2018年8月22日,我們的云銳大講堂歷時4個月已經進行到第10講,本次大講堂由人力資源部的敖迪為我們帶來了職場干貨分享——“職場達人之EXCEl早該這么玩”。敖迪作為一名計算機專業畢業的技術達人,為我們帶來了很多特別實用但之前我們不會用的技能,因為操作性很強,小編在此就簡單明了的總結一下各技能常用場合和使用方法吧。

              講師介紹

      主講人:敖迪

      人力資源部-人事專員

      01表格美化(規范)

      適用場合:

              我們在日常工作中,經常會給客戶、媒體、領導、下屬發各種表格,表格美化整潔與否會直接影響到對方對自己工作狀態的印象,所以無論是自己看還是發給別人看的表格,我們都有必要把它做到完美。

      操作步驟:

      1、設置字體字號:一般用微軟雅黑(10號)

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      2、設置行高:選中整張表右擊設置行高,平時工作中多用16.5或20,可根據實際情況調整至最舒服的狀態。

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      3、套用表格樣式:我們日常表格應用中表格樣式有直觀表達的便捷性,同時可以直接美觀展現數據;通過開始菜單欄<套用表格格式>可以選擇淺色、中等深淺、深色三種類別的快速填充。

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      4、設置單元格格式:因為每項表格的內容不同,我們在填寫時需要注意單元表格,出現數據錯亂情況,那么該怎么解決呢?點擊鼠標右鍵,在彈出的菜單里找到單元格設置這一項,或者通過開始的子菜單欄選中后即可進入單元格設置的頁面。

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      5、凍結窗格:你想要滾動,但希望首行或左側列保持靜止。需要使用“視圖”選項卡上的“凍結”按鈕。 設置滾屏完成后,被凍結的標題行總是顯示在最上面,大大增強了表格編輯的直觀性。 

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      6、表格瘦身:表格內容少內存大的原因不外乎那么幾點:有很多的空白表格;有隱藏的對象等等。因為Excel表格會把之前操作的內容全部記下來,然后表格就變成幾兆了,而這樣的表格在打開或者操作的時候都會反應很遲鈍,不方便工作。選中使用表格后的空白行列,拉到最后按住Shift選中最后一行,右鍵清除內容,再刪除空白單元格,然后保存就可以了。

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      7、格式刷: 在excel中最常見到這個東西,很多人都不明白這是干什么的,其實它很好用。有了它你可以把表格中一部分的格式更改為另一部分,大大提高工作效率。如果要改變多個表格的格式,多次點擊格式刷會更麻煩,這時候,你只需要雙擊兩次格式刷按鈕,然后選擇需更改格式的表格即可。

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              02數據透視表

      1、數據透視表(Pivot Table)是一種交互式的表,可以進行某些計算,如求和與計數等。所進行的計算與數據跟數據透視表中的排列有關。 

      2、之所以稱為數據透視表,是因為可以動態地改變它們的版面布置,以便按照不同方式分析數據,也可以重新安排行號、列標和頁字段。每一次改變版面布置時,數據透視表會立即按照新的布置重新計算數據。另外,如果原始數據發生更改,則可以更新數據透視表。

      適用場合:現在Excel在辦公軟件中已經很實用,得到了多數人的認可,里面非常強大的功能總能夠給我們的工作帶來方面。就像Excel中的公式、函數非常強大,可以幫助我們完成很多數據整理工作。

             操作步驟:選擇“插入”選項卡中“數據透視表”或“數據透視圖”。選擇后彈出“創建數據透視表及數據透視圖”窗口。在“表/區域”內將第一個表內需要分析的數據區域選中,點擊產生一個空白的數據透視表及數據透視圖,在右側“數據透視表字段列表”中的需要分析的在其復選框中打鉤。打鉤后的數據被全部插入在“軸字段(分類)”中,可根據實際需求拖動至“報表篩選”、“列標簽”、“行標簽”“數值”?!皥蟊砗Y選”的功能和“數據”選項卡中“數據”的“篩選”類似,以下圖為例,將“組別”拖動至“報表篩選”后可展各組的數據和當時數據圖表。

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      03VLOOKUP公式使用

      1、VLOOKUP是什么意思?

      VLOOKUP函數是Excel中的一個縱向查找函數;功能是按列查找,最終返回該列所需查詢列序所對應的值。

      2、該函數的語法規則如下:

      VLOOKUP(要查找的值,要查找的區域,返回數據在查找區域的第幾列數,模糊匹配/精確匹配)

      VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

             適用場合:VLOOKUP在工作中都有廣泛應用,例如可以用來核對數據,多個表格之間快速導入數據等函數功能。功能是按列查找,最終返回該列所需查詢列序所對應的值;與之對應的HLOOKUP按行查找。

              操作步驟:接下來,我們的任務是通過利用VLOOKUP函數來實現查找王二的數學成績。為此在單元格中輸入“=VLOOKUP”,此時就會發現VLOOKUP包括四個參數。需要明確3件事。第一,找誰?第二,在哪里找?第三,找到的數據是第幾列?

              上述3件事其實就是vlookup函數的4個參數中的前3個參數了。最終的函數如下圖。

      問題:我們需要從表2查詢表1中王二的數學成績?

               第一個參數,找誰?找的是表1中的王二(D2),第二個參數,從哪里找?從表2中(M:O),第三個參數,找到的數據是第幾列?從姓名列開始數第三列(3);最后,第四個參數,只要記住,填寫0,即可實現精確匹配。

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              需要注意的點:1、選擇區域的時候,要查找的值一定是唯一;2、選擇的范圍一定要從查找的值開始;3、建議選擇范圍區域的時候選擇整列,這樣可以避免因相對引用導致匹配出錯。公式書寫完整后,鼠標挪到單元格右下角,呈現黑色十字架狀態,雙擊即可填充整列。

              小竅門分享:Excel中的條件格式功能十分強大實用,使用頻率非常高,它能夠讓Excel更智能直觀;通過開始菜單欄中的條件格式,選擇數據條可以自行設置“漸變填充”“實心填充”這樣就可以如下圖所示直觀展現出每個人的總分情況。

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              精彩瞬間分享:

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